KIAT-KIAT MENGELOLA KOPERASI YANG PROFESIONAL

(Redaksi Koperindo.Com)

Seperti yang kita ketahui, bahwa koperasi bukanlah badan usaha yang berupa kumpulan modal. Koperasi adalah badan usaha yang unik karena dimiliki oleh banyak individu. Koperasi merupakan kumpulan dari individu-individu yang memiliki kesamaan visi, misi, dan didasari oleh jiwa kerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dalam operasinya, kebijakan-kebijakan yang diambil dalam koperasi dilakukan secara demokratis demi kepentingan untuk mencapai tujuan dan keinginan bersama.

Pada dasarnya, pengelolaan koperasi yang profesional adalah didasari oleh kemampuan pengurus atau manajemen koperasi untuk menjalankan keputusan dan kebijakan yang sudah dibuat secara demokratis dalam Rapat Anggota Koperasi dan ditunjang oleh pengawasan yang kontinu atas realisasi dan implementasi kebijakan-kebijakan tersebut.

Jadi sebenarnya sederhana, uraian ringkasnya menurut pengalaman kami adalah sebagai berikut :
1. Dalam RAT disusun dan diputuskan mengenai program kerja, tujuan yang akan dicapai, pokok-pokok kebijakan yang harus dijalankan oleh pengurus dan atau manajemen, dan jumlah anggaran yang dibutuhkan.
2. Pengurus koperasi dan atau manajemen koperasi menuangkan pokok-pokok kebijakan menjadi “aturan main” yang harus diikuti oleh semua anggota koperasi tanpa terkecuali.
3. Pangawas koperasi mengawasi dan memberikan koreksi agar dalam implementasi kebijakan dan aturan main ini, pengurus dan atau manajemen koperasi benar-benar (sungguh-sungguh) memegang teguh kebijakan yang sudah disepakati bersama sehingga tidak terjadi penyimpangan yang akan membahayakan operasional koperasi.

Melihat tiga poin di atas di mana memang cukup sederhana, namun berat dalam implementasinya. Betapa tidak, karena biasanya banyak sekali godaan untuk melakukan penyimpangan baik kecil atau besar. Penyimpangan tersebut bisa disebabkan oleh masalah kecil/besar. Misalnya, karena ada anggota yang sedang sakit, kemudian membutuhkan uang untuk berobat. Anggota tersebut mengajukan pinjaman uang yang melebihi batas plafon yang sudah ditetapkan dalam “peraturan peminjaman uang”. Sering kali, oleh karena merasa iba, pinjaman pun dicairkan. Terjadilah penyimpangan yang semestinya harus dihindari. Dalam hal ini, Pengurus atau Manajemen koperasi akan merasa benar karena membantu anggota yang kesulitan dan perlu berobat. Sedangkan tanggung jawab dalam melaksanakan kebijakan sudah pasti salah. Demi kepentingan berobat satu orang anggota maka keputusan demokratis dari puluhan, ratusan, bahkan ribuan anggota terabaikan.
Jika kasus seperti ini menimpa anda, bagaimana anda dapat mengatasinya ? Ini merupakan sebuah dilema. Jika kita adalah pengurus atau manajemen koperasi yang profesional maka kita harus berani menolak penyimpangan seperti hal tersebut dan memberikan solusi kepada anggota tersebut dengan cara-cara yang profesional pula karena selalu ada jalan keluar untuk satu masalah.

Selain implementasi poin di atas, diperlukan juga kemampuan manajerial dari pengurus, pengawas atau manajemen Koperasi untuk menjalankan usaha yang transparan dan mampu mengembangkan koperasi. Jadi pengurus, pengawas atau manajemen harus mampu membaca dan melihat trend sehingga dapat mengikuti perkembangan usaha yang dinamis. Pengurus, pengawas atau manajemen koperasi haruslah belajar untuk terbuka kepada semua anggotanya baik dalam sistem kerja, laporan keuangan, dan hasil pengawasan atas jalannya koperasi. Selain itu, pengurus atau manajemen koperasi juga perlu memberikan pendidikan dan pelatihan kepada anggota koperasi untuk meningkatkan kemampuan dan ketrampilan anggota, pengembangan anggota, dan pengetahuan tentang bagaimana hidup berkoperasi yang baik dan benar.

Dalam menjalankan koperasi secara profesional maka tidak terlepas dari penerapan fungsi-fungsi manajemen standard. Fungsi-fungsi manajemen yang harus diterapkan untuk mencapai tujuan koperasi, yakni :

1. Fungsi Perencanaan
Fungsi perencanaan merupakan dasar dari semua kegiatan koperasi yang disusun guna mencapai tujuan yang akan dicapai dalam suatu periode yang terukur.
Misalnya : berapa jumlah anggota yang akan dicapai dalam waktu 1 tahun, berapa omzet yang ingin dicapai dalam waktu 1 tahun, berapa SHU yang akan dibagikan tahun ini, dsb. Perencanaan ini harus disusun oleh pengurus dan disahkan oleh RAT agar semua anggota mengetahui rencana kerja koperasi sehingga semua anggota dapat mendukung kegiatan koperasi sehari-hari.

2. Fungsi Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah fungsi terpenting setelah rencana kerja koperasi disusun. Tahap ini adalah menyusun fungsi SDM yang akan mengemban tugas agar kegiatan-kegiatan dalam rencana kerja dapat secara efektif dan efisien dijalankan oleh SDM koperasi. Kunci keberhasilan dalam tahap ini adalah menaruh orang yang tepat pada posisi yang tepat sehingga semua tugasnya dapat dilaksanakan dengan baik.

3. Fungsi Pelaksanaan
Fungsi ini adalah menjalankan semua kegiatan yang sudah disusun dengan sebaik-baiknya, SDM koperasi bertanggung jawab atas tugas yang sudah dilimpahkan, dan dalam pelaksanaannya SDM koperasi mematuhi rambu-rambu yang sudah ditetapkan dalam RAT. Dalam tahap ini, tugas administrasi sehari-hari seringkali menjadi hambatan dan sering terabaikan karena kurangnya pengetahuan akan teknologi tepat guna yang dapat diterapkan untuk memudahkan kegiatan administrasi dan di samping itu investasi teknologi dirasakan masih cukup mahal. Fungsi pelaksanaan ini sering kali menjadi kendala bukan cuma pada koperasi yang besar, akan tetapi pada koperasi yang jumlah anggotanya hanya ratusan. Tertib administrasi dan mematuhi kebijakan yang sudah ditetapkan dalam RAT merupakan syarat mutlak untuk mencapai tujuan koperasi.

4. Fungsi Pengendalian dan Evaluasi
Fungsi pengendalian dan evaluasi ini adalah untuk menilai dan apakah fungsi pelaksanaan sudah sesuai dengan rencana kerja atau tidak. Apakah dalam pelaksanaan kegiatan sudah mematuhi rambu-rambu kebijakan koperasi atau terdapat penyimpangan. Sering kali fungsi tersebut dianggap sangat sensitif dan tabu karena sikap pengurus dan manajemen koperasi yang tidak terbuka terhadap anggota atau sesama pengurus koperasi lainnya.

Mengelola koperasi sama halnya dengan mengelola perusahaan plus organisasi sosial. Di satu pihak kita mesti memikirkan keuntungan dan di pihak lain kita mesti memikirkan aspek sosial anggota. Memang cukup pelik apabila kita tidak bisa membedakan mana kepentingan koperasi secara kolektif dan mana untuk kepentingan anggota secara individu.

Pada bagian yang terdahulu kita sudah mendapatkan kiat-kiat yang merupakan bagian dari manajemen dan pengambilan keputusan. Kali ini kita akan melihat sebuah kasus sederhana yang pemecahannya adalah diserahkan kepada Anda yang membacanya. Solusi terbaik adalah kita harus selalu belajar untuk menilai dan mengoreksi diri, “apakah yang sudah saya lakukan ini sudah bermanfaat, demi kebaikan diri saya, orang lain, atau kelompok ?”, “apakah saya juga bersedia untuk diperlakukan seperti ini oleh orang lain ?”, “apakah ada cara untuk menyelesaikan masalah dengan musyawarah dan menemukan solusi win-win ?”.

Contoh kasus yang akan dikemukan di sini adalah sebagai berikut :

Pada suatu pagi yang cerah, saya berangkat ke kantor dengan hati yang ceriah dengan persiapan menghadapi rapat direksi tentang efisiensi biaya yang sudah berhasil saya capai. Hari ini juga merupakan hari di mana pinjaman uang anggota koperasi akan direalisasikan. Kebetulan saya adalah Manajer Keuangan perusahaan dan juga Ketua Koperasi Karyawan di perusahaan yang memiliki anggota 2000 orang. Perusahaan di mana saya bekerja memiliki 2100 orang karyawan dan merupakan sebuah pabrik otomotif yang cukup terkenal di tanah air. Perusahaan saya ini sangat memperhatikan kesejahteraan karyawan. Begitu pula kesuksesan yang diraih oleh Koperasi adalah berkat dukungan perusahaan. Ketika saya baru turun dari kendaraan, tiba-tiba saya dikejutkan oleh seorang operator mesin yang sedang berlari menghampiri saya.

“Pak, pak, saya mau minta tolong. Tadi pagi ketika mengantarkan anak saya ke sekolah, karena kurang hati-hati, anak saya tertabrak motor di depan sekolah. Saya sudah membawanya ke rumah sakit dan kata dokter mesti dioperasi saat ini juga. Saya butuh duit 8 juta saat ini. Pak, saya mau minjam uang ke koperasi sekarang juga”, kata operator tersebut mendesak.

Dalam suasana yang kaget dan prihatin, saya sebagai Ketua Koperasi dan Manajer Keuangan perusahaan yang selalu memegang teguh prinsip dan prosedur kerja, apa yang mesti saya lakukan?

Semua pinjaman uang yang akan direalisasikan hari ini adalah pinjaman yang sudah memenuhi syarat dan prosedur pinjaman resmi koperasi. Bagaimana mencari uang 8 juta pada saat ini ? Bagaimana saya bisa mempercayai operator tersebut saat ini juga ? Sebagai seorang Manajer Keuangan, saya tidak bisa mengeluarkan uang perusahaan tanpa ada persetujuan direksi. Lagi pula, saya akan ada rapat dengan direksi. Tetapi, operator tersebut butuh uang saat ini juga. Apakah yang mesti saya lakukan sebagai Manajer Keuangan dan Ketua Koperasi ?

Kasus tersebut dapat menjadi bahan diskusi kita bersama. Silahkan kirimkan solusi masing-masing dari diri kita ke email: info@koperindo.com. Solusi ini akan menjadi masukan kita bersama di edisi InfoKop mendatang. Gunakan pengetahuan dan pengalaman kita dalam mengelola koperasi. (bersambung)

11 Responses to KIAT-KIAT MENGELOLA KOPERASI YANG PROFESIONAL

  1. Nunik mengatakan:

    solusinya gampang. Telpon ke rumah sakit untuk cek kebenaran informasi si Bapak tersebut. Jika ternyata memang benar si anak ada di rumah sakit tersebut, berikan garanti ke rumah sakit bahwa biaya pengobatan atas tanggungan perusahaan, ini dilakukan supaya si anak dapat segera diselamatkan. Dan prosedur utang piutang si operator lakukan sesuai dengan prosedur yang ada. Kita harus melakukan skala prioritas. Tapi jika telpon ke rumah sakit dan ternyata si karyawan itu berbohong, lakukan skors

  2. andi naibaho mengatakan:

    klo menurut saya gak usahlah diambil pusing..klo saya sebagai posisi manager waktu itu sekalipun saya yang ambil keputusan di kantor…saya tetap menjalankan sesuai aturan kantor yang telah ditetapkan dalam rapat anggota,karna hasil rapat anggota dalam koperasi merupakan rapat tertinggi jadi keputusan itu merupakan keputusan yang gak bisa di ganggu gugat,klo emang gak bisabantu kita bilang gak bisa karna aturan kantor kan udah jelas klo emang bisa kita bilang bisa gampang kan…soal anaknya yang kecelakaan bilang aja sama bapaknya supaya menghubungi keluarga yang bisa membantu.terimakasih

  3. eko mengatakan:

    Ruang lingkup seorang manager meliputi seluruh hal yang menjadi tanggungjawabnya. Ini jabatan politis , bukan jabatan teknis. Solusi berkaitan dengan hal ‘mau pinjam uang’ bisa diserahkan kepada personel dibawahnya yang mengelolanya. Sampaikan rasa simpati kepada anggota tersebut dan yakinkan bahwa koperasi bisa membantunya. Agar pihak rumah sakit bisa segera melakukan tindakan medis darurat, salah satunya bisa dilakukan komunikasi dengan pihak RS dan sampaikan akan dibuatkan quarantee letter tentang biaya yang timbul dengan tentu saja ada kesepakatan. Hal-hal non teknis semacam inilah yang harus dilakukan seorang manager. Semoga membantu.

  4. sahrum mengatakan:

    Beberapa point yang perlu di pertimbangkan :
    – dalam rapat umum dengan anggota, buatkan/ adakan aturan yang diluar seperti kebiasaan artinya perlu disepakati bersama bahwa ada dana pembagian SHU, 10 persen yang ditujukan kepada anggota yang kejadian luar biasa sehingga aspek sosial tercapai.

  5. erwin simbolon mengatakan:

    karena dalam kronologi cerita bapa belum jelas….. jadi sangat tidak mudah memberi komentar atau solusi….intinya karyawan bapa harus dibantu..jln slusinya.

  6. helmi mengatakan:

    baiknyanya sih di bantu,karena bapak sebagai seorang manager bapak harus lebih bijak dalam menyikapi musibah yang dialami karyawan bapak tersebut,dan saya pikir ber empati itu lebih baik,..tanpa menggunakan dana koperasi yang tidak mungkin bisa membantu.ya tapi itu tergantung pada bapak manajer sendiri,toh keputusan ada di tangan bapak sendiri…wasallam

  7. Ping-balik: Share everything in here » Blog Archive » Pelaksanaan Organisasi Koperasi

  8. bambang mengatakan:

    ya diberikan pinjaman selama keuangan koperasi masih ada, apalagi anaknya diantara hidup dan mati. apa guna koperasi jika tidak bisa memfasilitasi anggota, tetep diberikan tidak banyak berfikir, yang penting bisa menyelamatkan anaknya. kalau direksi tidak mengijinkan ya berarti didunia ini hati nurani manusia sudah mati,

  9. Sherly mengatakan:

    Menurut pandangan saya setelah beberapa kali membaca dan memahami seluk beluk koperasi, sepertinya hal yang paling tepat dilakukan oleh manajer tersebut adalah mengajak bapak operator tersebut untuk sharing tentang musibah yang dialaminya secara detil. Dengan tidak mengurangi rasa hormat, itulah yang seharusnya dilakukan manajer terhadap bawahannya. Turun ke bawah, mencari tahu, dan memberi solusi cepat tepat dan di samping itu juga tidak keluar dari koridor kesepakatan yang telah dibuat dalam koperasi sebelumnya (memberi pinjaman begitu saja) solusinya seperti apa? Dalam kondisi yang panik, mungkin bapak operator tersebut tidak berpikir secara luas dan tenang, sebagai manajer sebaiknya bukan hanya cakap untuk mengurus kepentingan kantor dan bersifat formal saja, tetapi dari segi sosialnya, seorang manajer harus matang dalam berpikir bagaimana cara menenangkan bapak operator tersebut contoh: memberi solusi untuk tenang dan coba menghubungi keluarga terdekat, saya yakin tidak ada keluarga yang tega apabila salah seorang keluarganya sendiri dibiarkan begitu saja susah tanpa memberi bantuan, terlebih dalam hal ini adalah kecelakaan. Setelah itu, manajer bisa menyarankan sambil bapak operator menghubungi keluarga, Ia bisa mengajukan pinjaman dengan mengumpulkan syarat2 yang tentunya sesuai prosedur di koperasi. Bapak operator bisa lebih tenang, keluarga tau, anak selamat, manajer pun menjalani kewajibannya dengan benar. . . (^_^)/

  10. kumaedi mengatakan:

    klo menurut saya,,
    1.kita bekerja di bidang sosial dan keuangan,yang pertama saya lakukan jika saya di posisi itu,saya langsung mengajak orang itu ke rumah sakit,tujuannya untuk melihat kebenarannya,karna dengan kita mengajak orangnya ke rumah sakit kita bekerja sekaligus 2 fungsi,yaitu sosial dan keuangan,karena tanpa di sadari kita sudah melakukan survaif..
    apabila terbukti anakknya membutuhkan biaya dengan nominal 8jt,maka saya sa’at itu juga menelfon pimpinan perusaha’an dimana orang itu kerja untuk menyetujui pinjaman tersebut karena anaknya benar-benar membutuhkan uang itu dan saya akan mencairkan pengajuannya itu,dengan jaminan sertifikasi kerja orang itu,agar tiap bulan gaji orang itu langsung di potong guna mengansur pinjamannya.tapi kalau orang itu berbohong,ngapain repot,,,tolak aja to.

  11. ilman cahya ady mulya mengatakan:

    sebaiknya ketua koperasi memberikan uang tersebut kan sudah banyak uang yg diperoleh oleh ketua koperasi sebagai manajer selama ini ya itung itung amal lah …….krn mau tidak mau pasti sebagai ketua ada lah tip yg semua anggota tahu…gak boleh bohong apalagi anggotanya sudah 2000 ribu pasti kas modal besar klau cuman 8 juta itu ma gampang….sekedar gurau tapi realitas dilapangan….maaf sebelumnya

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: